Внедрение системы электронного документооборота LexDoc в ГК Таргин



«Таргин» — это крупный российский многопрофильный нефтесервисный холдинг. Включает в себя управляющую компанию и производственные подразделения  («Таргин Бурение», «Таргин КРС», «Таргин Логистика», «Таргин Механосервис», «Таргин Идея» и «НИЦ Бурсервис»). Таргин на 100% принадлежит российской корпорации ПАО АФК «Система».

В 2014 году руководство ГК Таргин приняло решение о смене системы электронного документооборота в холдинге. Существовавшая СЭД на платформе Босс-референт была дорогой в сопровождении и трудоемкой в модернизации. К новой СЭД были предъявлены следующие требования:

  • СЭД должна использовать одну базу данных и физически размещаться на одном сервере с возможностью работы в режиме on-line для всех работников ГК Таргин, т. е. без репликации.
  • СЭД должна быть реализована в WEB-интерфейсе.
  • Доступ к СЭД у работников ГК Таргин через внутреннюю корпоративную сеть и через Интернет.
  • Интеграция данных между СЭД и учетной системой ГК Таргин.

Для реализации проекта по внедрению СЭД был приглашена компания ЭкоСофт, имеющая многолетний успешный опыт работы с ГК Таргин.

Основой для новой СЭД стало решение LexDOC на платформе Lexema (собственная разработка компании ЭкоСофт), которая максимально удовлетворяла поставленным требованиям.

Пилотный проект был реализован в АО Таргин, головной компании ГК Таргин. Затем к системе СЭД LexDOC были подключены другие подразделения и добавились новые типы документов.

В СЭД LexDOC был включен достаточно широкий список типов документов:

  • служебные записки,
  • входящие и исходящие документы,
  • организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы),
  • нормативные документы,
  • поручения,
  • договоры и дополнительные документы к договорам,
  • документы коммерческой тайны (ДКТ),
  • заявка на регистрацию нового контрагента, заявка на закупку.

В построенной СЭД LexDOC могут быть использованы следующие типы маршрутов согласования: последовательный, параллельный, комбинированный (состоящий из последовательности параллельных этапов). Составлены схемы маршрутов согласования для каждого вида документов для каждой компании ГК Таргин, при необходимости они могут изменяться администраторами системы.

Для удобства работы в СЭД LexDOC реализована Панель документооборота Dashboard. На ней отображаются документы, в согласовании которых пользователь принимает участие, и размещены пользовательские сервисы по замещению, делегированию и выбору компании, документы которой будут доступны для согласования.

На каждый документ в СЭД LexDOC формируется карточка, в которой отражаются сведения о движении по маршруту, комментарии согласующих, прикрепленные файлы, связанные документы (при нажатии на строку осуществляется переход на документ). Из карточки документа в СЭД LexDOC можно создавать связанные документы (функция настраивается для определенного набора документов).

В СЭД LexDOC настроен механизм формирования отчетов по документообороту (Аналитическая форма), где имеется возможность определения набора полей в отчете, группировки по параметрам, использования в качестве фильтров различных атрибутов: тип документа, автор документа, номер документа, период выборки и т. д.

Любые изменения статусов документов, проходящих согласование, доводятся до заинтересованных лиц посредством электронной почты по следующим правилам:

1.          Инициатор документа (исполнитель) получает электронное сообщение в случае:

a)          Получения решения согласующих лиц по документу

b)          Просрочки согласования

2.          Лицо, присутствующее в маршруте документа, получает электронное сообщение в случае:

a)          Появления документа в системе, требующего его решения

b)          Просрочки согласования

c)          Отзыва документа инициатором.

СЭД LexDOC глубоко интегрирована с учетной системой ГК Таргин. Настроена синхронизация справочников контрагентов, подразделений и должностей. Также настроена передача документов в режиме онлайн из СЭД LexDOC в учетную систему и обратно: Например, документы «Заявка на оплату» импортируются из ERP-системы ГК Таргин в СЭД LexDOC для согласования. Договор формируется в СЭД LexDOC на основании согласованной Служебной записки на регистрацию договора и импортируется в ERP-систему.

В рамках сопровождения специалисты компании ЭкоСофт каждый день улучшают и модернизируют построенную СЭД LexDOC. С целью оптимизации быстродействия работы СЭД LexDOC был осуществлен переход на технологию SPA  (single page application) -веб-приложение, использующее единственный HTML-документ как оболочку для всех веб-страниц и организующий взаимодействие с пользователем через динамически подгружаемые HTML, CSS и т. д.  Использование этой технологии позволило значительно повысить скорость работы системы и увеличить количество одновременных подключений. В августе 2016 года в СЭД LexDOC работало более 1300 пользователей.

Летом 2016 года начались работы по реализации использования ЭЦП при подписании внутренних документов ГК Таргин (например, Актов списания и накладных на перемещение материалов и основных средств). Также в планах организация электронного документооборота с контрагентами.

В результате реализации проекта, в ГК Таргин была развернута система электронного документооборота, обеспечивающая процесс создания, согласования, управления доступом и распространения электронных документов, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.