Внедрение электронного архива в рамках организации объединенного центра обслуживания в ГК Таргин



«Таргин» — это крупный российский многопрофильный нефтесервисный холдинг. Он состоит из управляющей компании и производственных подразделений («Таргин Бурение», «Таргин КРС», «Таргин Логистика», «Таргин Механосервис», «Таргин Идея» и «НИЦ Бурсервис», и на 100% принадлежит российской корпорации ПАО АФК «Система».

Компания успешно работает в основных нефтегазоносных регионах РФ, таких как: Ненецкий автономный округ (НАО), Ханты-Мансийский автономный округ (ХМАО), Республика Башкортостан, Самарская, Оренбургская, Томская, Иркутская и Тюменская области. Кроме того, начата работа по освоению зарубежных рынков: «Таргин» предоставляет сервис по текущему и капитальному ремонту скважин сербской национальной нефтяной компании NIS, а также выходит на рынки Саудовской Аравии и Ирана.

ГК Таргин динамично развивающаяся компания, ставящая перед собой цели по оптимизации бизнеса. В 2014 году было принято решение реорганизовать бухгалтерские службы компании и на базе 5 разрозненных бухгалтерский служб АО «Таргин», «Таргин Бурение», «Таргин КРС», «Таргин Логистика», «Таргин Механосервис», создать общий центр обслуживания (ОЦО).

Основными целями реализации проекта стали:

  • Снижение затрат холдинга за счет оптимизации численности и структуры бухгалтерии
  • Повышение качества управленческой, бухгалтерской и налоговой отчетности. Сокращение сроков сдачи отчетности
  • Повышение контроля и прозрачности бухгалтерского и налогового учета
  • Стандартизация и унификация бизнес-процессов
  • Формирование электронного архива документов
  • Повышение управляемости холдингом при изменении организационной структуры или бизнес-процессов
  • Повышение инвестиционной привлекательности холдинга

Функционально на ОЦО возлагаются задачи методологического сопровождения и формирование внутренних нормативных актов в области бухгалтерского и налогового учета и отчетности; ведение учета, формирование отчетности по РСБУ и МСФО; обучение и консультационная поддержка представителей бизнеса.

ГК Таргин имеет распределенную структуру, до организации ОЦО бухгалтерские службы были раскиданы по 16 локациям в соответствии с расположением производственных служб компании. После централизации бухгалтерской службы количество локаций специалистов стало 2 – г. Уфа и г. Нефтекамск. Такая централизация не могла бы обеспечить оперативный ввод документов в учетную систему предприятия без внедрения системы электронного архива.

Было принято решение организовать электронный архив компании как веб-приложение на платформе Lexema. Решение обусловлено тем, что в ГК Таргин к тому времени уже был внедрен электронный документооборот LexDoc на платформе Lexema и внедрение архива на Lexema стало развитием проекта по электронному документообороту.

Реализация проекта ОЦО внесла качественные изменения в бизнес-процессы ГК Таргин. Особенностью проекта стало то, что на специалистов бизнеса – кураторов договоров и МОЛ была возложена регламентированная ответственность по вводу документов в учетную систему и размещению скан-образов документов.

В рамках проекта ОЦО были обучены и дооснащены рабочие места 1 259 специалистов бизнеса, в том числе 560 сотрудников, ранее не работавших в учетной системе, в 6 географических зонах. Проведены систематические централизованные обучения и семинары. Специалистами «ЭкоСофт» организована активная техническая поддержка по работе в системе. Учетная система «Лексема» была адаптирована для работы в системе специалистов бизнеса. Разработаны упрощенные формы интерфейсов для ввода данных в учетную систему.

Привлечение специалистов бизнеса к работе с первичными документами в информационной системе привело к повышению качества отражения информации в системе, сокращению сроков предоставления документов и ввода их в систему. В рамках проекта автоматизирована оперативная работа кураторов договоров по взаимоотношениям с контрагентами.

Итоги внедрения ЭХД Lexema:

  • В среднем в месяц размещается в системе — 53 000 документов.
  • Количество видов первичных документов, размещаемых в ЭХД — 38 тип  (первичные документы по учету ТМЦ, персонала, имущества, расчетам с контрагентами)
  • Количество пользователей ЭХД — 1 259 человек
  • Сокращены трудозатраты персонала по подготовке документов при проведении аудиторских проверок ДХО с 16 человек/дней до 2 человек/дней
  • Количество обследованных рабочих мест на предмет дооснащения необходимым оборудованием для сканирования – 788 рабочих мест
  • Настроено 176 поточных сканеров, 261 устройств для считывания штрих-кодов
  • Количество обученных специалистов, ранее не работавших в учетной системе — 560 человек
  • Количество структурных подразделений, работающих в ЭХД – 406 подразделений
  • География пользователей, работающих в ЭХД — 16 локаций

Внедрение системы ЭХД позволило сократить сроки подбора документов и обеспечить оперативное предоставление бухгалтерских и управленческих данных по запросам внутренних и внешних пользователей.