Внедрение комплексной системы учета в торгово-производственной группе компаний «220 Вольт»



Компания "220 Вольт" работает на рынке электротехники с 2001 года. Компания занимается оптовой, розничной торговлей электротоваров. Сеть розничных магазинов и оптовые базы представлены в Уфе и в Нефтекамске. Производство металлокорпусов и металлоконструкций, сборка электрощитового оборудования и производство распределительных и установочных коробок из пластика размещены в Нефтекамске. Сервисный центр в Уфе осуществляет ремонт, сервисное обслуживание и возврат производителю электрооборудование.

Специфика ИТ-инфраструктуры «220 Вольт» была обусловлена особенностями распределенной организационной структуры компании. На предприятиях, входящих в группу «220 Вольт», использовались разрозненные инсталляции 1с. Из-за отсутствия интеграции между различными системами был затруднен мониторинг деятельности компании в общем. Построение общей картины результатов деятельности требовало больших трудозатрат, поскольку специалисты не располагали централизованной базой знаний и необходимыми инструментами для работы с ней. Особенностью учета на «220 Вольт» является наличие в ее составе предприятий с разными системами налогообложения (ИП и ООО).

Внедрение коробочных программ не представлялось возможным и требовалось поставить единую систему учета, которая бы учитывала все особенности учета компании и позволяла получать оперативную информацию по реализации и по остаткам на складах.

Основу решения составила собственная разработка компании ЭкоСофт – ERP-Lexema на платформе Lexema. В ходе проекта продукт был адаптирован под требования и бизнес-процессы заказчика.

Сервер программы был установлен в центральном офисе компании, а территориально-удаленные подразделения получают доступ к нему через интернет по защищенным каналам связи.  

Использование платформы  Lexema позволяет реализовывать проекты в предельно сжатые сроки. От момента подписания договора до начала внедрения системы на  «220 Вольт» прошло всего 2 месяца.

Внедрение в компании было начато с модуля «Розничная торговля». Он был разработан специалистами ЭкоСофт специально для реализации данного проекта. Для организации рабочего места был выбран WEB-интерфейс ERP-Lexema, т. к. для организации бесперебойной связи с сервером предъявляются минимальные требования к каналу связи. Функционал учитывает все особенности работы розничных точек «220 Вольт», такие как штрих-кодирование товаров, адресное хранение товаров, бонусная система и система скидок для покупателей (скидка на покупку, спец. цена для конкретного покупателя и т. д.).   В модуле реализована бонусная система для менеджеров и продавцов, включающая 2 типа бонусов: бонус от производителя товара и ежемесячная премия по результатам работы от «220 Вольт». Настройка алгоритмов бонусов осуществляется пользователями системы и не требует внесения сложных изменений в программу.

Другим важным направлением деятельности «220 Вольт» является оптовая торговля покупными электротоварами и товарами собственного производства. Для работы данного подразделения были поставлены модули по выписке расходных документов покупателям, ведения базы постоянных покупателей и договоров с ними, складской учет. Для ускорения сбора и выдачи товаров по накладным в системе реализовано рабочее место кладовщика. Кладовщик получает информацию о документах, оформленных в системе менеджерами и не дожидаясь прихода на склад покупателя с печатной формой накладной уже может начинать сбор заказа. В этом ему очень помогает система штрих-кодирования и адресного хранения, позволяющие быстро найти требуемую продукцию на складе, отметить собранный и отгруженный товар в документе в системе. Ускорение обработки заказа способствует повышению лояльности покупателей, т. к. избавляет их от необходимости тратить время на ожидание сбора и выдачи заказа.

Производство оборудования в «220 Вольт» состоит из двух этапов: производство корпусов из листов металла и последующая комплектация их электрооборудованием (электрощитки и электротрансформаторы). В ERP-Lexema реализовано составление плана производства, учет произведенной продукции и расчет себестоимости. План производства базируется на перечне поступивших заказов на изготовление. На основании плана производства и технологических карт формируется оперативный план производства в разрезе заказов, подразделений, технологических операций и переходов с учетом доступного персонала и оборудования. Учет материальных и нематериальных затрат на производство ведется в разрезе заказов. Также вся необходимая документация по заказам  (чертежи, техническая документация) хранится в системе в виде прикрепленных к заказу файлов.

Сервисный центр — это очень специфичное по своей структуре подразделение, осуществляющее   ремонт и замену вышедшего из строя электрооборудования. На каждую единицу неисправного электрооборудования заводится сервисная карточка, в которой отражаются все производимые с ним манипуляции – ремонт (с указанием замененных деталей и созданием заявки в производство) или возврат по гарантии производителя. Также отмечается является ли случай гарантийным или нет. Вносимые данные автоматически отражаются в других модулях системы, например, при ремонте электрооборудования с использованием деталей со склада, формируются данные в складском учете о перемещении деталей со склада и списании их на нужды ремонта. Из сервисной  карточки создаются документы взаимодействия с поставщиком — списание не подлежащего ремонту дефектного товара, возврат поставщику, обмен товара и т. д.

В ERP-Lexema была реализовано снабжение компании материалами и товарами. Каждое подразделение формирует свои заявки, которые потом агрегируются в системе в одну большую заявку. И уже на основании этих составных заявок формируются заявки поставщикам. После прихода материалов и товаров на склад автоматически формируется их распределение по подразделениям, которые их заказывали с отражением сведений в бухгалтерском и складском учетах. Инициатор  может отслеживать состояние своего заказа на всех этапах.

Внедрение ERP-Lexema в «220 Вольт»  позволило организовать централизованную базу знаний о бизнес-процессах компании, повысило эффективность работы сотрудников за счет автоматизации рутинных операций,  бизнес стал более «прозрачным» для руководства, а также появилась возможность оперативного регулирования потребностей компании.